Особенности работы с формами учета

Управление операционными днями

Инструкция по формированию Запроса на изменение записей учета

1              Порядок формирования запроса на изменение записей учета

Порядок формирования запроса на изменение записей учета (далее Запрос) в ПУиО ЭБ состоит из следующих этапов:

1.   Проверка статуса операционных дней.

2.   Формирование Запроса для согласования с ТОФК (ОБУиО)/ ЦС по учету.

3.   Согласование/утверждение Запроса. Открытие операционного дня для исправления записей учета по запросу.

4.   Исправление записей учета в ФП.

5.   Перевод Запроса на статус «Исполнен» для закрытия операционного дня, открытого по запросу.

 

Порядок составлен с учетом следующих вводных данных:

1.      Обработка документов и исправление записей учета осуществляется Платежным центром (далее – ПЦ), ТОФК или Центром специализации по обслуживанию лицевых счетов (далее - ЦС по обслуживанию ЛС).

2.      Ведение учета осуществляется ТОФК или Центром специализации по учету (далее – ЦС по учету).

3.      Операционные дни  ТОФК/ЦС по учету закрываются/открываются специалистом ТОФК (отдела БУиО) или ЦС по учету.

4.      Операционные дни Системы закрываются/открываются специалистом Уполномоченного подразделения.

 

1.1        Проверка статуса операционных дней

В случае возникновения необходимости внесения изменений в учетные данные закрытого операционного дня ПЦ, ТОФК или ЦС по обслуживанию ЛС формирует документ «Запрос на изменение записей учета».

Перед формированием Запроса необходимо проверить статус операционного дня.

Просмотр статуса операционного дня доступен для пользователя с ролью «УО.ДП.002 - Просмотр операционных дней ТОФК_ЦС по учету».

Для этого пользователю ПЦ, ТОФК или ЦС по обслуживанию ЛС требуется:

1.      Перейти один из пунктов меню:

·         «Учет и отчетность - Формуляры - Прочее - Управление операционными днями ТОФК/ ЦС по учету» (см. Рисунок 1);

Рисунок 1 Управление опер.днями ТОФК/ЦС по учету. Навигация

·         «Учет и отчетность – Рабочие места - Управление операционными днями – Режим Управление оперднями ТОФК/ЦС по учету» (см. Рисунок 2).


Рисунок 2 Режим "Управление опер.днями". Навигация

2.      Выбрать период / операционный день в который требуется внести изменения по записям учета. Вывести статус операционного дня (см. Рисунок 3 и Рисунок 4).

 Рисунок 3 Просмотр статуса опер.дня через форму Управление опер.днями ТОФК/ЦС по учету


Рисунок 4 Просмотр статуса опер.дня через режим Управление опер.днями

Если операционный день имеет статус «Открыт», то формирование Запроса не требуется. Если операционный день имеет статус «Закрыт» или «Открыт по запросу» (в случае открытия опер.дня другим запросом), то для внесение изменений в записи учета требуется сформировать Запрос на изменение записей учета.

 

1.2       Формирование запроса на изменение записей учета

Запрос на изменение записей учета, до реализации целевого варианта, формируется в ПУиО ЭБ сотрудником ПЦ, ТОФК или ЦС по обслуживанию ЛС.

Формирование Запроса в ПУиО ЭБ доступно для пользователя с ролью «УО.ЗУ.001 - Формирование документа на изменение записей учета».

Создание запроса осуществляется через пункт меню «Учет и отчетность - Формуляры - Ведение бюджетного (бухгалтерского) учета - Диагностические отчеты - Запрос на изменение записей учета»

Предусмотрено формирование запросов по двум типам:

·         по документу;

·         по шаблону.

Запрос на изменение записей учета с типом «По документу» формируется при необходимости внесения изменений в учетные данные по конкретному документу (в запросе требуется указать гуид документа, по которому требуется внести изменения в записи учета) (см Рисунок 5). При открытии операционных дней по Запросу, сформированному по конкретным документам, обеспечивается открытие операционных дней по значению реквизитов «Дата документа» (дата отражения в учете документа). При формировании Запроса по конкретным документам внесение изменение в записи учета будет возможно только по уникальному идентификатору (гуиду) указанного документа.

Важно! Если моделью учета документа предусмотрено сторнирование записей учёта на предыдущем документе, то при заполнении Запроса с типом «По документу» пользователь должен внести в табличную часть данные текущего и предыдущего документа. Иначе переформирование проводок по текущему документу может завершиться ошибкой по причине того, что запрос не содержит гуид предыдущего документа.

Рисунок 5 Запрос с типом "По документу"

Запрос на изменение записей учета с типом «По шаблону» формируется при необходимости внесения изменений в учетные данные по группам документов (см.Рисунок 6).  При открытии операционных дней по Запросу, сформированному по шаблону, – осуществляется открытие всех операционных дней, входящих в указанный период. При формировании Запроса по группировочным параметрам (по шаблону) внесение изменений в записи учета будет возможно для всех документов параметры которых подходят под указанный шаблон.


Рисунок 6 Запрос с типом "По шаблону"

Правила заполнения реквизитного состава описано в приложении 1.

После заполнения всех необходимых реквизитов Запроса сотрудник ПЦ, ТОФК или ЦС по обслуживанию ЛС сохраняет Запрос на статусе «Черновик», осуществляет проверку корректности заполнения реквизитов. В случае если все реквизиты заполнены корректны и операционный день ТФК/ЦС по учету закрыт, то Запрос перейдет на статус «Проверен».

Далее сотрудник ПЦ, ТОФК или ЦС по обслуживанию ЛС отправляет Запрос на согласование в ТОФК (ОБУиО) / ЦС по учету. Запрос перейдет на статус «На согласовании» и отражается в режиме «Управление операционными днями» Личного кабинета бухгалтера ПУиО ЭБ для пользователя с правами управления операционными днями ТОФК/ЦС по учету.

1.3        Согласование и утверждение Запроса на изменение записей учета

Если операционный день Системы открыт, то для предоставления возможности внесения изменений в учетные записи сотрудник ТОФК (ОБУиО)/ЦС по учету с правами управления операционными днями ТОФК/ЦС по учету может выполнить следующие операции:

- отказать в согласовании документа «Запрос на изменение записей учета» и затем вручную открыть соответствующий операционный день ТОФК/ЦС по учету.

- согласовать документ «Запрос на изменение записей учета», в результате операционный день ТОФК/ЦС по учету автоматически перейдет в статус «Открыт по запросу». При этом документ «Запрос на изменение записей учета» перейдет на статус «На исполнении». 

  Если операционный день Системы закрыт, то для предоставления возможности внесения изменений в учетные записи сотрудник ТОФК (ОБУиО)/ЦС по учету согласовывает документ «Запрос на изменение записей учета». После согласования Запрос автоматически передается на утверждение в уполномоченное подразделение по ведению операционного дня. Запрос появляется в ЛК бухгалтера в режиме «Управление операционными днями» ПуиО ЭБ для пользователя с правами управления операционными днями Системы. Статус Запроса будет «На утверждении».             После утверждения Запроса сотрудником Уполномоченного подразделения ФК по управлению операционными днями Системы Запрос переходит на статус «На исполнении», при этом автоматически открываются операционный день Системы и соответствующий операционный день ТОФК/ЦС по учету со статусом «Открыт по запросу».

1.4      Исправление записей учета

После того как запрос  перешел на статус  «На исполнении» сотрудник ТОФК / ПЦ / ЦС по обслуживанию ЛС может вносить изменения в записи учета. Изменения в записи учета по первичным документам вносятся штатным образом исходя из жизненного цикла документа.

По Запросу с типом «По документу» внесение изменений в записи учета будет возможно только по уникальному идентификатору (гуиду) указанного документа.

По Запросу с типом «По шаблону» внесение изменений в записи учета будет возможно для всех документов, параметры которых подходят под указанный шаблон.

Возможность исправления записей учета будет доступна до конца окончания периода действия Запроса.

1.5        Исполнение Запроса на изменение записей учета

  По окончанию внесения изменений в учетные данные по документу сотрудник ПЦ/ТОФК/ЦС по обслуживанию ЛС переводит «Запрос на изменение записей учета» в статус «Исполнен». При этом соответствующий операционный день ТОФК/ЦС по учету и Системы автоматически переходит в статус «Закрыт», если по соответствующему операционному дню нет больше запросов в статусе «На исполнении».

Если сотрудник не перевел Запрос в статус «Исполнен», но при этом текущий операционный день больше, чем дата, указанная в реквизите «Период действия запроса (окончание)», то этот запрос автоматически переводится в статус «Исполнен», а соответствующий операционный день переходит на статус «Закрыт».             

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Таблица                    3. Описание реквизитного состава визуальной формы

№ п/п

Наименование

реквизита

Правила заполнения реквизитов

Обязательность

Доступность для редактирования

Видимость

Блок «Основная информация»

 

1.                   

Источник

Указывается источник формирования запроса (функциональная подсистема).

По умолчанию заполняется полное наименование подсистемы, в которой формируется запрос

Да

Нет

Да

2.                   

Номер запроса

Указывается порядковый номер запроса по маске: «Источник_Код ТОФК_№», где:

- Источник – аббревиатура наименования подсистемы;

- Код ТОФК – первые два значения кода ТОФК;

- № – порядковый номер запроса в рамках подсистемы и финансового года. Например: ПУР_95_1.

Заполняется автоматически при создании запроса сформированным значением по маске.

Да

Нет

Да

3.                   

Дата запроса

Указывается дата запроса. Выбор значения из календаря. Отображается в формате ДД.ММ.ГГГГ.

По умолчанию заполняется текущей датой.

Да

Нет

Да

4.                   

РЦ/ ТОФК/ ЦС по ведению ЛС (код)

Указывается код РЦ/ ТОФК/ ЦС по ведению ЛС. Выбирается из справочника «ТОФК 2.0», отображается значение реквизита «Код ОрФК». По умолчанию указывается код ТОФК пользователя, формирующего запрос.

Да

Да

Да

5.                   

РЦ/ ТОФК/ ЦС по ведению ЛС (наименование)

Указывается наименование ТОФК в соответствии с кодом.

Да

Нет

Да

6.                   

Субъект учета (код)

Указывается код субъекта учета. Выбирается из справочника «ТОФК 2.0», отображается значение реквизита «Код ОрФК». По умолчанию указывается код ТОФК пользователя, формирующего запрос.

Да

Да

Да

7.                   

Субъект учета (наименование)

Указывается наименование субъекта учета в соответствии с кодом.

Да

Да

Да

8.                   

Учетный период

Указывается учетный период. Заполняется в формате XX-YY, где ХХ – номер месяца, YY – последние 2 цифры года. Например: «05-19».

При ручном создании заполняется выбором из справочника «Перечни». Для выбора доступны значения, кроме типов периодов «НАЧ» и «КОРР».

При автоматизированном создании заполняется автоматически на основании первичного документа. Если реквизит не передается в прямом виде, то рассчитывается на основании значения реквизита «Дата отражения в учете».

Да

Да

Да

9.                   

Тип запроса на изменение

Указывается тип запроса. В зависимости от выбранного значения становится доступными соответствующие разделы. При изменении типа запроса необходимо очищать данные в ранее выбранном разделе.

При ручном создании заполняется из перечня доступных значений. Для выбора доступны значения:

- по документу;

- по шаблону.

При автоматизированном создании автоматически заполняется значением «по документу» и не доступен для редактирования

Да

Да

Да

10.               

Период действия запроса (начало)

Указывается дата начала действия запроса. Отображается в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Да

Да

Да

11.               

Период действия запроса (окончание)

Указывается дата окончания действия запроса. Отображается в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Да

Да

Да

12.               

Обоснование отказа

Указывается обоснование отказа. Заполняется при отмене запроса

Да

Нет

Да

Блок «Запрос на изменение по документу». Отображается, если значение реквизита «Тип запроса на изменение» = «по документу»

13.               

№ п/п

Указывается номер по порядку.

Заполняется автоматически по возрастающей

Да

Нет

Да

14.               

Тип документа

Указывается тип документа.

При ручном создании заполняется выбором из справочника «Структуры документов для учета», отображается значение реквизита «Тип FAH». Возможен выбор одного значения.

При автоматизированном создании, если реквизит не передается в прямом виде, то   автоматически заполняется значением «Тип FAH» из актуальной записи справочника «Структуры документов для учета» в соответствии с типом документа в ФП

Да

Да

Да

15.               

Код бюджета

Указывается код бюджета.

При ручном создании заполняется выбором из справочника «Бюджеты», отображается значение реквизита «Код бюджета».

При автоматизированном создании заполняется автоматически соответствующим значением первичного документа.

Да

Да

Да

16.               

Наименование бюджета

Указывается наименование бюджета.

При ручном создании заполняется автоматически значением реквизита «Наименование бюджета» записи справочника «Бюджеты», выбранной при заполнении реквизита «Код бюджета».

При автоматизированном создании заполняется автоматически соответствующим значением первичного документа. Если значение в прямом виде не передается, то заполнять значением реквизита «Наименование бюджета» из актуальной записи справочника «Бюджеты» в соответствии с указанным значением реквизита «Код бюджета».

Да

Да

Да

17.               

Лицевой счет

Указывается номер лицевого счета.

При ручном создании заполняется выбором из справочника «Лицевые счета 2.0». Заполняется значением реквизита «Номер счета» выбранной записи.

При автоматизированном создании заполняется автоматически соответствующим значением первичного документа.

Нет

Да

Да

18.               

Наименование владельца ЛС

Указывается наименование владельца ЛС.

При ручном создании заполняется автоматически значением реквизита «Полное наименование владельца ЛС» записи справочника «Лицевые счета 2.0», выбранной при заполнении реквизита «Лицевой счет».

При автоматизированном создании заполняется автоматически соответствующим значением первичного документа. Если значение не передается в прямом виде, то заполняется значением реквизита «Полное наименование владельца ЛС» из актуальной записи справочника «Лицевые счета 2.0» в соответствии с указанным номером.

Нет

Да

Да

19.               

Номер документа

При ручном создании заполняется выбором из перечня документов по указанному значению реквизита «Тип документа». Для выбора доступны документы, у которых:

- значение реквизита «Дата отражения в учете» (Дата документа) входит в период, указанный в реквизите «Учетный период» текущего документа;

- значение реквизита «Код ТОФК» равно значению реквизита «РЦ/ ТОФК/ ЦС по ведению ЛС» текущей записи;

- значение реквизита «Бюджет» равно значению реквизита «Бюджет» текущей записи;

- значение реквизита «Лицевой счет» равно значению реквизита «Лицевой счет» текущей записи, в случае, если он заполнен.

Если значение реквизита «Источник» = «Подсистема учета и отчетности», то для выбора должны быть доступны только Бухгалтерские справки (ф. 0504833) – ARP_FAH_0504833 с соответствующим типом.

Реализовать возможность ручного ввода.

При автоматизированном создании заполняется автоматически соответствующим значением первичного документа.

Нет

Да

Да

20.               

Дата документа

Указывается дата документа.

При ручном создании автоматически заполняется значением реквизита «Дата отражения в учете» выбранного документа.

Реализовать возможность ручного заполнения путем выбора значения из календаря.

При автоматизированном создании заполняется автоматически соответствующим значением первичного документа.

Отображается в формате дд.мм.гггг.

Нет

Да

Да

21.               

GUID документа

Указывается технический идентификатор документа.

При ручном создании автоматически заполняется значением гуида выбранного документа. Реализовать возможность ручного ввода.

При автоматизированном создании заполняется автоматически соответствующим значением первичного документа и не доступен для редактирования

Да

Да

Да

22.               

Обоснование запроса

Ввод вручную

Да

Да

Да

Блок «Запрос на изменение по шаблону». Отображается, если значение реквизита «Тип запроса на изменение» = «по шаблону»

23.               

№ п/п

Указывается номер по порядку.

Заполняется автоматически по возрастающей

Да

Нет

Да

24.               

Тип документа

Указывается тип документа. Выбор из справочника «Структуры документов для учета», отображается значение реквизита «Тип FAH».

Требуется обеспечить выбор нескольких значений и значения «Все». При выборе нескольких значений заполняется через «;»

Да

Да

Да

25.               

Бюджет

Указывается код бюджета.

Выбор из справочника «Бюджеты», отображается значение реквизита «Код бюджета».

Нет

Да

Да

26.               

Дата начала периода

Указывается дата начала периода. Выбор значения из календаря.

Отображается в формате дд.мм.гггг

Да

Да

Да

27.               

Дата окончания периода

Указывается дата окончания периода. Выбор значения из календаря.

Отображается в формате дд.мм.гггг

Да

Да

Да

28.               

Обоснование запроса

Ввод вручную.

Да

Да

Да